Die Nihal European University in Sudan

Die Bibliothek der Nihal European University in Sudan wird sich – wie die Universität selbst – vom Zeitpunkt ihrer Eröffnung an als wachsender Organismus darstellen, dessen Form, Organisation und Bestand vom jeweiligen Entwicklungsstand der Universität abhängen. Sie wird in provisorischen Räumen beginnen; ihre endgültige Größe und Gestalt wird zunächst offenbleiben, um schließlich – wenn die Entwicklung so weit gediehen ist, daß Ausmaß und Umfang der Universität und ihrer Bedürfnisse abzusehen sind – in einen Bibliotheks-Neubau einzumünden (der dann jedoch durchaus noch flexibel erweiterbar sein sollte). Die Fläche für diesen zukünftigen Bibliotheks-Neubau an zentraler Stelle im Gelände der Universität und in hinreichender Größe muß aber von vorneherein freigehalten werden (wie auch die Kosten dafür im Budget vorausgeplant werden müssen).

Die Bibliothek wird als der Zentralverwaltung direkt unterstehende Stelle sich nach ihrer Gründung gemäß den gegebenen Vorgaben der Universitätsleitung eigenverantwortlich organisieren und verwalten. Sie erhält zur Wahrnehmung ihrer Aufgaben ein eigenes Budget, wobei für die einzelnen technischen und fachlichen Bereiche Mindestbeträge vorgegeben werden können. Dies betrifft insbesondere den Anteil für die Anschaffungen von Büchern und anderen Medien.

Entwicklung und Ausbau der Bibliothek geschehen in engem Kontakt mit den Verantwortlichen in den verschiedenen Bereichen der Universität. Zur optimalen Kontaktpflege sollte es für die Fachgebiete der einzelnen Fakultäten mindestens einen diesbezüglichen Fachreferenten geben, wobei die Anzahl entsprechend Auslastung von der Bibliotheksleitung erweitert werden kann.

Um den höchstmöglichen Beitrag zur optimalen Arbeit der Universität zu erbringen, muß sich die Bibliothek von Anfang an folgenden Anforderungen bzw. Leitfragen orientieren:

• Die räumliche Lage sollte sich zugunsten möglichst kurzer Wege der universitären Benutzer an zentraler Stelle des Universitätsgeländes befinden.
• Durch die Konzeption als Zentralbibliothek soll verhindert werden, daß die Bibliothek in mehrere, nach Fachabteilungen oder Instituten aufgesplitterte oder gar ausgegliederte „Teilbibliotheken“ zerfällt. Sie ist eine zentrale Einrichtung für die gesamte Universität, ihre Bestände sind gleichwohl im Sinne größter Übersichtlichkeit und Benutzbarkeit räumlich sinnvoll nach Wissens- bzw. Sachgebieten systematisch aufgegliedert.
• Nach dem Prinzip des Freihandbetriebes sollen fast alle Bücher, gebundenen Zeitschriften-Jahrgänge und sonstigen ausleihbaren Produkte in frei zugänglicher Form in Regalen untergebracht werden, wo sie der Benutzer selbst holt, um sie am Bibliotheksausgang zur Verbuchung zu bringen. Neuanschaffungen könnten gesondert ausliegen und evtl. auch hinsichtlich der Ausleihbedingungen besonders behandelt werden.
• Besonders bedeutsame oder grundlegende Werke, die ständig verfügbar sein müssen (z.B. Enzyklopädien, Normensammlungen), aber auch aktuelle Zeitschriftennummern oder bestimmte Nicht-Printmedien, sollen als Präsenzbestand gar nicht – bzw. manche nur unter besonderem Vorbehalt – ausleihbar sein. Besonders teure bzw. wertvolle Bestände wie z.B. unersetzliche Unikate oder Werke, die aus Erfahrung besonderer Diebstahlsgefahr unterliegen, müssen u.U. unter Verschluß gehalten werden, um nur in bestimmten gesicherten Lesesälen benutzt werden zu dürfen.
• In diesem Sinne muß für die einzelnen Lehrenden bei der Durchführung ihrer Lehrveranstaltungen die Möglichkeit zur Errichtung von Semesterapparaten bestehen. Hierbei handelt es sich um gesondert nach Dozenten und Veranstaltungen angeordnete Präsenzbestände auf Zeit, die somit zeitweilig dem regulären Leihverkehr entzogen werden.
• Wenn die Bibliothek nach Jahren einen bestimmten Umfang erreicht hat, wird es erforderlich sein, in einem periodisch festgelegten Verfahren Werke aus dem aktuellen Bestand auszusortieren, die an Bedeutung verloren haben. Diese werden in ein ebenfalls frei zugängliches, aber kompakter angeordnetes Magazin überführt.
• Der Bestand der Bibliothek wird sich primär an den angebotenen Fachrichtungen und Studiengängen einschließlich ihrer Hilfswissenschaften der Nihal European University in Sudan orientieren. Gleichzeitig soll auch versucht werden, in den nicht unterrichteten Fachrichtungen einen gewissen Grundbestand aufzubauen, der sich dabei in einem gewissen Maße am Bezug zum Sudan orientiert. Aufgrund der allgemein schweren Zugänglichkeit von neueren ausländischen Publikationen im Sudan wird sich die Beschaffungspolitik der Bibliothek v.a. im Aufbaustadium auf diese konzentrieren, während im Bereich der sudanesischen und älteren Publikationen v.a. in der Anfangsphase eine Zusammenarbeit mit anderen Bibliotheken vor Ort angestrebt wird.
• Im Bereich der Fernleihe soll primär der Anschluß an Subito und andere bevorzugt elektronisch liefernde Systeme gesucht werden. Ob die Fernleihe in Form von Kopien oder gar von Büchern oder anderen Originalformen v.a. aufgrund postalischer Gegebenheit praktikabel und ausreichend abgesichert ist, muß die Bibliotheksleitung vor Ort feststellen und hierüber beschließen.
• Sobald es die finanziellen Mittel zulassen, sollte eines der Ziele im Aufbau einer Lehrbuchsammlung bestehen, in welcher für das Studium besonders benötigte Werke wie Einführungen, Lehrbücher und Wörterbücher in größerer Anzahl zur Verfügung gestellt werden, um somit den Studenten die Notwendigkeit der Anschaffung eigener Exemplare zu nehmen bzw. ihnen die Möglichkeit zu geben, während des Arbeitens in den Räumlichkeiten der Bibliothek nachzuschlagen, auch wenn mehrere das gleiche Werk gleichzeitig benötigen.
• Die Anordnung und Kennzeichnung der Bücher muß einer einheitlichen Systematik unterliegen, wobei die Untersystematiken der einzelnen Fächer von den Fachreferenten der Gründungsphase verbindlich festgelegt werden müssen. Die Kennzeichnung erfolgt in lateinischen Kleinbuchstaben (a-z) und den in Europa gebräuchlichen arabischen Ziffern (0-9) unter Zuhilfenahme gängiger Trennzeichen (. : / - ,) auf Basis der englischen Fachbezeichnungen.
• Neben dem klassischen Bestand an Printmedien (Bücher, Zeitschriften) muß die Bibliothek nach Maßgabe der beteiligten Fakultäten, Fachbereiche, Institute und Zentren weitere Medien zur Verfügung stellen, wie multimediale didaktische Werke, CDs, DVDs und sonstige Bild- und Tonträger.
• Jeder Benutzer der Bibliothek sollte das Recht und die Möglichkeit haben, Vorschläge zur Beschaffung und allgemein Verbesserungsvorschläge zu machen, die den Fachreferenten zugleich als Leitfaden bei ihrer Beschaffungspolitik dienen sollen. Dazu sollten dem interessierten Benutzer vorgedruckte Formulare bzw. ein dementsprechendes Internetformular zur Verfügung stehen.
• Innerhalb der Bibliothek müssen Geräte zur Benutzung dieser Medien sowie Photokopiergeräte in ausreichender Anzahl zur Verfügung gestellt werden.
• Die Rolle der EDV (samt Hardware- und Software-Beschaffung, Schulung, Verwaltung und Service) im Bibliotheksbereich sowie deren Einbindung in das gesamte EDV-Wesen der Universität sind von ganz zentraler Bedeutung. Dabei geht es um PC-Arbeitsplätze des Personals und solche, die dem Benutzer zur Verfügung stehen, es geht auch um die Rationalisierung der Bibliotheks-Verwaltung, um den Bibliotheks-Katalog, um Internet-Zugänge und um Recherche-Möglichkeiten.
• Besonderer Erwähnung bedarf der (oftmals gebührenpflichtige) Zugang zu zentralen Datenbanken (wie z.B. Gesetzes-, Vorschriften-, Normen- und Kommentarsammlungen, Buch- und Aufsatz-Kataloge, Enzyklopädien), den die Bibliothek allen oder ausgewählten Benutzern (über Internet oder als CD-ROM mit Aktualisierungsdienst) zur Verfügung stellt.
• Zum Angebot gehört schließlich auch geschultes Personal, das den Benutzer berät und unterweist.
• Auch muß es genügend Raum innerhalb der Bibliothek für Arbeitsplätze und Sitzgelegenheiten und in einer späteren Ausbauphase auch spezielle Räume für Gruppenarbeit geben.
• Zur Nutzung und Ausleihe sind insbesondere die Mitglieder der Universität berechtigt. Die Bibliothek kann auch Externe zur Nutzung und Ausleihe zulassen, wobei hierbei an eine angemessene Nutzungsgebühr gedacht werden sollte. Auch sollte die Erhebung einer Kaution erwogen werden, um hierdurch Risiken der Haftung und Schadensersatzeinforderung zu mindern.
• Genaue Ausleihmodalitäten und die Art und Weise der Verbuchungstechnik legt die Bibliotheksverwaltung fest.
• Im Sinne der Nutzbarkeit sollte die Bibliothek ihren Service täglich mindestens 12 h zur Verfügung stellen und sich mit ihren Öffnungszeiten am allgemeinen Bedarf der Universitätsmitglieder orientieren. Für den Freitag und den Sonntagvormittag können hierbei Sonderregelungen getroffen werden. Auch können gesonderte Zeiten für Winter und Sommer festgelegt werden, einschließlich einer Nachmittagspause in den heißen Monaten.
• Die Zugänglichkeit der Bibliothek von den einzelnen Universitätstrakten wird durch mehrere nur in einer Richtung durchquerbare, über die Bibliothek verteilte Eingänge erhöht. Dem steht (abgesehen von Notausgängen) möglichst ein einziger Ausgang gegenüber, da hier in sinnvollem Umfang kontrolliert und die entliehenen Exemplare verbucht werden müssen.
• Die Brandsicherheitsvorschriften des Sudan müssen berücksichtigt werden – in jedem Fall müssen eine Notstrombeleuchtung, ausreichend Rauchmelder, Feuerlöscher (mit Kurz-Bedienungsanleitung) und geordnete Fluchtmöglichkeiten vorgesehen werden. Im Sinne der Brandsicherheit und der Wahrung des Buchbestandes sollte striktes Rauchverbot innerhalb der Räumlichkeiten der Bibliothek bestehen.
• Des weiteren müssen die üblichen Vorkehrungen zur Wahrung des Buchbestandes hinsichtlich des Klimas und eventueller Schädlinge getroffen werden.
• Das Essen und Trinken in der Bibliothek sollte untersagt werden. Lediglich die Mitnahme von Getränken in geschlossenen Behältern wie Flaschen sollte insbesondere in den Sommermonaten genehmigt werden.
• Als Infrastruktur für die Benutzer sollten in Nähe des Haupteingangs der Bibliothek Pfandschließfächer bzw. aufgrund der geringen Personalkosten im Sudan eine bediente Garderobe als sichere Ablagemöglichkeit errichtet werden. Innerhalb der Bibliothek sollten Toiletten und Trinkwasserstellen eingerichtet werden.

Die genaueren Organisationsformen und Betriebsmodalitäten sollen entweder eine Bibliothekskommission oder der Gründungsrektor der Bibliothek und die vier ersten Fachreferenten festlegen.